на правах рекламы
Многие предприниматели, в позиции ретрограда, по старинке осуществляют обмен бумажными письмами, счетами и актами, игнорируя альтернативу для них – электронный документооборот. Последствия этого – утеря писем и нервотрёпка в конце квартала.
Если пройти по ссылке, можно договориться с Московской компанией «Фингуру», предлагающей аутсорсинговые услуги персонального бухгалтера с финансовой ответственностью, а также внедрение в компаниях (с различными формами собственности) электронного документооборота (ЭДО).
Особенно часто сложности случаются в консервативных компаниях, у которых несколько представительств, разбросанных по стране – с большим числом подрядчиков и клиентов. Отчеты и счета по несколько раз отправляют из офиса в офис, и не всегда это происходит своевременно.
Руководители должны осознать, что электронные документы идентичны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день в ФНС утвердили электронные форматы для счетов-фактур, актов выполненных работ, накладной ТОРГ-12. Эти и другие документы (оригиналы, а не копии) сдают в PDF или текстовом виде.
Электронный формат документов используют:
- Для сдачи отчетности в Росстат, Фонд социального страхования, ФНС, ПФР.
- Чтобы отправить счета-фактуры, договоры, акты приема-передачи контрагентам.
- Для отправки деловых писем и бизнес-предложений.
- При согласовании планов проведения совместных мероприятий.
Несколько аргументов в пользу того, что ЭДО значительно упрощает работу компаний:
- электронные документы заполнить и отправить быстрее, чем бумажные, при необходимости их несложно откорректировать и продублировать отправку;
- документация хранится в электронном архиве, с ним можно работать, будучи за пределами офиса (в командировке);
- риск повредить или случайно уничтожить отчёт – ниже, чем при традиционном ведении документооборота;
- электронные документы несложно защитить: конкретным пользователям можно ограничить доступ к ним, или создавать резервные копии;
- снижаются расходы на документооборот: не придется так много закупать бумаги для распечатки многостраничных отчётов, обслуживать принтеры и тратить средства на услуги почты или курьеров;
- большой выигрыш и в срочности доставки отчётности.
Специалисты подсчитали: если у фирмы 5 клиентов, и ежемесячно отправляется по 2 документа – только на почтовую рассылку уходит почти 1 000 рублей в месяц. В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудникам. В случае использования ЭДО за месяц в среднем уйдёт 250 рублей. Расходы снижаются в 4 раза.
Современные системы схожи с почтовыми, поэтому разобраться в них реально за несколько часов. Об электронной подписи, программном обеспечении и электронных бланках позаботится партнёр «Фингуру».
