Телеканал NTD

Как оптимизировать электронный документооборот

Как оптимизировать электронный документооборот
Как оптимизировать электронный документооборот

на правах рекламы

Многие предприниматели, в позиции ретрограда, по старинке осуществляют обмен бумажными письмами, счетами и актами, игнорируя альтернативу для них – электронный документооборот. Последствия этого – утеря писем и нервотрёпка в конце квартала.

Если пройти по ссылке, можно договориться с Московской компанией «Фингуру», предлагающей аутсорсинговые услуги персонального бухгалтера с финансовой ответственностью, а также внедрение в компаниях (с различными формами собственности) электронного документооборота (ЭДО).

Особенно часто сложности случаются в консервативных компаниях, у которых несколько представительств, разбросанных по стране – с большим числом подрядчиков и клиентов. Отчеты и счета по несколько раз отправляют из офиса в офис, и не всегда это происходит своевременно.

Руководители должны осознать, что электронные документы идентичны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день в ФНС утвердили электронные форматы для счетов-фактур, актов выполненных работ, накладной ТОРГ-12. Эти и другие документы (оригиналы, а не копии) сдают в PDF или текстовом виде.

Электронный формат документов используют:

  1. Для сдачи отчетности в Росстат, Фонд социального страхования, ФНС, ПФР.
  2. Чтобы отправить счета-фактуры, договоры, акты приема-передачи контрагентам.
  3. Для отправки деловых писем и бизнес-предложений.
  4. При согласовании планов проведения совместных мероприятий.

Несколько аргументов в пользу того, что ЭДО значительно упрощает работу компаний:

  • электронные документы заполнить и отправить быстрее, чем бумажные, при необходимости их несложно откорректировать и продублировать отправку;
  • документация хранится в электронном архиве, с ним можно работать, будучи за пределами офиса (в командировке);
  • риск повредить или случайно уничтожить отчёт – ниже, чем при традиционном ведении документооборота;
  • электронные документы несложно защитить: конкретным пользователям можно ограничить доступ к ним, или создавать резервные копии;
  • снижаются расходы на документооборот: не придется так много закупать бумаги для распечатки многостраничных отчётов, обслуживать принтеры и тратить средства на услуги почты или курьеров;
  • большой выигрыш и в срочности доставки отчётности.

Специалисты подсчитали: если у фирмы 5 клиентов, и ежемесячно отправляется по 2 документа – только на почтовую рассылку уходит почти 1 000 рублей в месяц. В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудникам. В случае использования ЭДО за месяц в среднем уйдёт 250 рублей. Расходы снижаются в 4 раза.

Современные системы схожи с почтовыми, поэтому разобраться в них реально за несколько часов. Об электронной подписи, программном обеспечении и электронных бланках позаботится партнёр «Фингуру».

Короткая ссылка на эту страницу: