на правах рекламы
Далеко не каждый человек умеет правильно распоряжаться своим временем. Отсюда регулярные опоздания, низкая продуктивность, безуспешные попытки доделать работу за час до сдачи, а также другие проблемы. Хотите их избежать? Прислушайтесь к нашим советам – сотрудники ROMI center протестировали множество техник тайм-менеджмента, выбрали самые лучшие и готовы поделиться ими с вами!
Матрица управления временем по Кови (техника Эйзенхауэра)
Впервые об этой технике заговорили при Д. Эйзенхауэре, 34 президенте США. Именно ему принадлежит легендарная фраза, положившая начало зарождению новой теории. Звучит она так: «То, что действительно срочно, редко считается важным, а то, что важно, не обязательно выполнять срочно». Впоследствии ее взял на вооружение известный коуч Стивен Кови, разработавший матрицу тайм-менеджмента.
Последняя имеет форму прямоугольника, поделенного на 4 квадрата. Именно в них вы будете разбивать все текущие задачи по степени важности:
- Важно и срочно (например, догнать выбежавшего на улицу ребенка или восстановить работу полетевшего сервера) – их нужно выполнить в первую очередь;
- Не срочно, но важно (прохождение курсов, рабочая поездка, чтение профессиональной литературы);
- Не важно, но срочно (просмотр электронных писем компании вместо создания отчета) – такие задачи нередко приводят к регулярным перерывам в работе;
- Неважно и не срочно (сплетни в курилке, кофе) – эти дела обладают самой маленькой ценностью и лишь отвлекают вас от заданных приоритетов.
При использовании матрицы управления временем достаточно распределить все запланированные дела по этим квадратам и четко придерживаться получившейся схемы. При этом многие отмечают, что их деятельность в основном крутится вокруг 1 и 3 квадрата, а вот 2 в большинстве случаев упускается из виду. На самом деле цели из этого квадрата решаются довольно просто — главное, правильно вписать их в свое расписание. В любом случае не игнорируйте этот пункт, ведь часто именно он приносит наибольшую пользу и положительно влияет на все сферы вашей жизни.
И еще один совет! Чтобы понять, куда уходят драгоценные часы, сделайте 6 таких матриц. 5 из них используйте на каждый рабочий день, а в 6 сложите занятия за неделю для всех квадратов и оцените, сколько временных процентов вы потратили на выполнение каждого из них.
Метод ABC
Метод АВС позволяет понять, какие занятия приносят максимальную отдачу от потраченных усилий, поэтому изначально его применяли для управления поставками. Затем технику адаптировали под тайм-менеджмент. Как и в предыдущем случае, здесь также нужно группировать задачи, но уже по трем категориям – А, В и С. У каждой из них есть определенный приоритет:
- A = срочно и важно;
- B = не срочно, но важно;
- C = неважно и не срочно.
Пользоваться схемой просто – составьте список дел, начертите таблицу из 3 столбцов и разбросайте их по категориям. Затем в каждом столбике расставьте приоритеты – к примеру, сначала нужно сделать A1, затем В2, потом А3 и т. д.
Техника Парето – время и результат
Техника Парето или «принцип 80/20» можно применять не только в работе, но и в личной жизни. Ее создатель считал, что 20% людей дают результат на 80%, а вот остальные 80% любят только говорить, обсуждать, критиковать.
Ваша главная задача – за 20% своего времени сделать 80% действительно важных дел. Но для начала решите, какие действия дают самый лучший результат. Они и должны лечь в основу усилий.
18 минут
Этот метод описан в книге П. Брегмана. Работает она так:
- Каждое утро начинайте с составления планов на день (5 минут). Они должны быть такими, чтобы вы могли почувствовать, что вы чего-то добились;
- В конце каждого часа подумайте 1 минуту о том, насколько продуктивно вы его провели. С учетом того, что длительность рабочего дня составляет 8 часов, на такое обдумывание уйдет не более 8 минут;
- Каждый вечер тратьте 5 минут на то, чтобы оценить свои достижения за этот день.
Техника домино
Эту технику предложил эксперт А. Оффир в книге «24/8 – секрет суперэффективности за счет получения большего результата за меньшие сроки». Согласно этому принципу одна деятельность окупается в большей мере, другая – в меньшей. Для достижения максимальной эффективности сосредотачиваться стоит именно на первых. Самым рабочим примером этой техники является написание книги, ведь она будет приносить прибыль даже после окончания работы (это проценты от продаж, предложения участвовать в других проектах, приглашения на интервью в качестве эксперта).
Timeboxing
Суть этого метода состоит в том, чтобы ограничить период, необходимый для выполнения той или иной задачи. Для этого нужно каждый раз ставить конкретные сроки и придерживаться их. Техника подходит для одиночной и коллективной работы. Также с ее помощью можно создать управленческую структуру (например, обозначить сроки сдачи промежуточных отчетов, определить этапы достижения цели). Задачи, не требующие больших энергозатрат, называются спринтами. Их временной интервал составляет от нескольких дней до 1 месяца.
Метод сортировки – планирование времени
Придуман для определения степени тяжести повреждений у военных во время боевых действий. В наши дни применяется для правильной организации графика и тайм-менеджмента. Здесь все также очень просто – нужно только понять, в какой из трех разделов входят ваши действия:
- Важные, но не срочные – покупка жилья для вашего годовалого ребенка важна, но пока может подождать;
- Впустую потраченное время – например, учиться чему-нибудь, чем вы не станете заниматься на постоянной основе. Такие задачи лучше доверить специалистам;
- То, что требует немедленных действий – подготовка к ЕГЭ, решение спора между продавцом и покупателем и т. д.
