В грузоперевозках документы сопровождают каждый этап маршрута: от передачи товара отправителем до его получения заказчиком. Если раньше транспортную накладную печатали, подписывали и передавали вместе с грузом, то теперь этот процесс переходит в цифровой формат. Для транспортных компаний это означает изменение привычных рабочих процедур, взаимодействия с клиентами и контроля за документами. ЭТрН для перевозчика — электронная транспортная накладная, которая подтверждает заключение договора автомобильной перевозки груза и фиксирует основные сведения о ней. Она оформляется в цифровом виде, подписывается участниками перевозочного процесса и передаётся через информационную систему электронных перевозочных документов.
Когда ЭТрН стала обязательной
С 1 сентября 2026 года в России действует обязательный переход на электронное оформление транспортных накладных при автомобильных грузоперевозках, за исключением предусмотренных законодательством случаев. Требование распространяется на участников перевозки, в том числе перевозчиков, работающих по договорам с грузоотправителями. Дополнительного переходного периода закон не предусматривает.
При этом электронная накладная нужна не при любом перемещении товара. Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договор перевозки не заключается, транспортная накладная, как правило, не требуется. Если же для доставки привлекается сторонняя транспортная компания по договору перевозки, необходимо учитывать требования к оформлению ЭТрН.
Как перевозчику работать с электронной накладной
Обмен электронными перевозочными документами происходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов, включённого в реестр Минтранса России. Напрямую подключаться к государственной системе ГИС ЭПД участникам перевозки не требуется. Обычно работа с ЭТрН включает несколько последовательных действий:
- Подготовка документа. Грузоотправитель формирует транспортную накладную, если договором не предусмотрен иной порядок.
- Проверка данных. Участники сверяют сведения о грузе, адресах погрузки и выгрузки, отправителе, получателе и перевозчике.
- Подписание. Ответственные лица подписывают соответствующие сведения электронной подписью в установленной последовательности.
- Фиксация передачи груза. При погрузке и выгрузке отражаются необходимые сведения о фактическом ходе перевозки.
Конкретный порядок действий зависит от используемого сервиса, вида перевозки и распределения обязанностей между сторонами. Поэтому перевозчику важно заранее согласовать процесс с грузоотправителями и получателями, а также проверить, какие электронные подписи нужны сотрудникам.
Какие данные требуют особого внимания
Ошибки в накладной способны задержать обработку документа и осложнить подтверждение обстоятельств перевозки. Особенно внимательно следует проверять адреса, сведения о грузе и данные участников. Информация о месте погрузки и выгрузки должна соответствовать фактическим условиям доставки. Перед отправкой документа полезно проверить:
- правильность реквизитов отправителя, получателя и перевозчика;
- соответствие сведений о грузе сопроводительным документам;
- адреса и планируемые точки погрузки и выгрузки;
- наличие необходимых подписей и корректность последовательности их проставления.
Если в процессе доставки меняется транспортное средство, это не всегда означает необходимость создавать новую накладную. При сохранении того же перевозчика изменение отражают в рамках действующей ЭТрН согласно установленным правилам.
Что подготовить для перехода на ЭТрН
Начать стоит с выбора оператора, проверки совместимости программного обеспечения и оформления необходимых электронных подписей. Затем нужно определить, кто в компании отвечает за создание, проверку и подписание документов: логист, диспетчер, бухгалтер или водитель. Полезно также подготовить краткую инструкцию для сотрудников и порядок действий при технических сбоях. Электронный документооборот не отменяет необходимости контролировать фактическую передачу груза и условия договора. Он меняет способ оформления и обмена сведениями, но не снимает с перевозчика обязанности соблюдать согласованные условия перевозки и обеспечивать сохранность принятого груза.
Переход на ЭТрН требует первоначальной настройки процессов, зато позволяет отказаться от значительной части бумажного обмена и упростить отслеживание документов. Чтобы цифровой формат действительно облегчал работу, важно не только подключить сервис, но и обучить сотрудников, согласовать порядок взаимодействия с партнёрами и проверять данные на каждом этапе. Чем понятнее распределены обязанности и последовательность действий, тем меньше вероятность задержек из-за ошибок в документах.
